A1-verklaring: één pagina, grote verantwoordelijkheid

In dit artikel:

De A1-verklaring is binnen de EU het formele bewijs onder welk socialezekerheidsstelsel een werknemer valt wanneer die tijdelijk of structureel in een ander land werkt. Volgens EU-verordening 883/2004 is iemand in principe verzekerd in het land waar hij of zij werkt, maar voor bijvoorbeeld detacheringen en werkzaamheden in meerdere landen gelden uitzonderingen. Een werknemer die vanuit Duitsland tijdelijk in Nederland werkt, kan onder voorwaarden maximaal 24 maanden – en soms langer, tot 60 maanden – verzekerd blijven in Duitsland. Buiten de EU wordt hiervoor vaak een Certificate of Coverage gebruikt.

De plaats waar het salaris wordt uitbetaald of waarop iemand op de payroll staat, bepaalt niet automatisch waar sociale premies verschuldigd zijn. Instanties beoordelen onder meer waar iemand daadwerkelijk werkt, hoeveel tijd in elk land wordt doorgebracht en welke arbeidsrelatie van toepassing is. Ook een extra thuiswerkdag vanuit het woonland kan de beoordeling veranderen.

De verklaring is daarom belangrijk voor zowel payroll en HR als werknemers en managers. Buitenlandse autoriteiten, waaronder de Nederlandse Arbeidsinspectie, kunnen er bij controles om vragen. Ontbreekt de A1, dan kunnen lokale premies, naheffingen, correcties en boetes volgen. Door de toename van internationaal en hybride werken is het volgens de auteur noodzakelijk om grensoverschrijdend werk vooraf te beoordelen en goed te documenteren, in plaats van pas achteraf in actie te komen.