Aansluiting verblijfkostenvergoedingen cao Rijk: voorwaarden voor werkgevers

In dit artikel:

De Belastingdienst (Kennisgroep loonheffing algemeen) heeft uitgelegd onder welke voorwaarden werkgevers die niet aan de cao Rijk gebonden zijn, verblijfskostenvergoedingen kunnen toepassen met dezelfde fiscale behandeling als bij ambtenaren onder de cao Rijk.

Kernpunten
- Wie: ambtenaren onder de cao Rijk ontvangen voor dienstreizen onder voorwaarden verblijfskostenvergoedingen waarvan een deel gericht vrijgesteld is (gericht vrijstelling = belastingvrij voor specifieke kosten). Werkgevers buiten de Rijksoverheid mogen diezelfde gerichte vrijstellingen toepassen voor hun werknemers, mits zij aantonen dat die werknemers “vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden” verkeren als ambtenaren op dienstreis.
- Niet verplicht: een niet‑cao‑gebonden werkgever is niet verplicht precies dezelfde vergoedingen te betalen of in gelijke mate; hij kan wel dezelfde fiscale vrijstellingen toekennen wanneer de kostensituatie vergelijkbaar is.
- Bewijslast en beoordeling: de werkgever moet aannemelijk maken dat de aard van de werkzaamheden en de omstandigheden vergelijkbaar zijn (zelfde soort kosten). De inspecteur beoordeelt of sprake is van een dienstreis en van gelijke kostensituatie. De Rijksoverheid kon aantonen dat bij hun vergoedingen werkelijke kosten ten grondslag lagen; daarom zijn die vergoedingen (gedeeltelijk) gericht vrijgesteld.
- Praktische voorbeelden: voor lunch bestaat bij de Rijksoverheid een totale vergoeding voor ambtenaren (bedrag 2026: €22,19), waarvan €12,97 gericht vrijgesteld is. Een andere werkgever mag die €12,97 belastingvrij vergoeden als de werknemer hiermee vergelijkbare lunchkosten maakt en in gelijke kostensituatie verkeert. Voor “kleine uitgaven overdag” geldt een vergelijkbare benadering: het gerichte vrijgestelde deel (2026: €6,56) kan alleen onbelast worden gegeven als daadwerkelijk (niet nagenoeg geen) kosten worden gemaakt.
- Meerbedrag en eindheffing: betaalt de werkgever méér dan het vrijgestelde bedrag, dan is het meerdere loon. Dat meerdere kan als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen als de gebruikelijkheidseis is vervuld; de keuze moet uiterlijk op het genietingsmoment worden gemaakt.
- Uitsluitingsvoorbeelden: beroepen met substantieel andere omstandigheden (bijv. een bouwvakker die op de bouwplaats luncht) worden doorgaans niet als gelijk vanuit kostenoogpunt gezien; mogelijk is dan zelfs geen dienstreis aan de orde.

Kortom: niet‑cao‑gebonden werkgevers kunnen dezelfde belastingvrije vergoedingen toekennen als de cao Rijk, mits zij aantoonbaar vergelijkbare kostenvoorwaarden voor hun werknemers hebben en de inspecteur dat acceptabel acht.