De vergeten stress van verlofmutaties: wat vakanties betekenen voor payroll

In dit artikel:

In de zomer verandert ontspannen werk voor veel organisaties in extra kopzorgen voor salarisadministrateurs. In haar column signaleert Eva Boschman (Senior Business Consultant bij Strictly People) dat juist wanneer veel collega’s met vakantie zijn, de verwerking van verlof veel complexer wordt: mutaties komen op het laatste moment binnen, roosters worden vlak voor vertrek aangepast, uren worden tijdelijk opgebouwd en later afgeboekt, en managers voeren soms onjuiste wijzigingen door. Tegelijk ontbreken vaak controles omdat ook controlecollega’s afwezig zijn. Het resultaat is meer uitzonderingen, minder capaciteit en hogere werkdruk.

Die situatie leidt regelmatig tot fouten: verkeerd uitbetaald vakantiegeld, onjuiste verlofregistratie of terugkerende medewerkers met een negatief saldo. Zulke slip-ups ondermijnen vertrouwen en veroorzaken frustratie — vooral als loonstroken na vakantie niet kloppen en de salarisadministratie de reparatie moet uitvoeren.

Boschman benadrukt dat dit niet elk jaar hetzelfde hoeft te zijn. Voorkomen vraagt om voorbereiding: heldere regels en protocollen rond verlof, eenduidige handover- en controlemomenten, slimme automatisering waar mogelijk, en back-upplanning of cross-training zodat taken ook bij afwezigheid doorgaan. Cruciaal is erkenning binnen de organisatie dat payroll geen vanzelfsprekendheid is en dat slimmer samenwerken belangrijker is dan harder werken.

Ze roept collega’s op ervaringen en tips te delen — heeft men een draaiboek voor de zomer of blust men ieder jaar opnieuw brandjes? Interesse in vacatures of contact met Boschman kan via Strictly People.