Fiscale valkuilen in loonadministratie

In dit artikel:

Fleur van Gisbergen (Legal Consultant, Tax & Legal, SD Worx) benoemt vier veelvoorkomende fiscale valkuilen in de loonadministratie en geeft praktische preventietips. Fouten kunnen leiden tot naheffingen en boetes, vooral omdat regels regelmatig veranderen.

1) Werkkostenregeling (WKR): veel werkgevers benutten de vrije ruimte niet efficiënt of overschrijden die juist. In 2025 is de vrije ruimte 2% over het fiscale loon tot €400.000 en 1,18% daarboven. Overschrijding van de ruimte kan leiden tot 80% eindheffing. Advies: stel jaarlijks een WKR-plan op en houd vergoedingen centraal.

2) Reiskosten en thuiswerkvergoeding: de maximale onbelaste reiskostenvergoeding in 2025 is €0,23/km; een onbelaste thuiswerkvergoeding is toegestaan tot €2,40 per dag. Let op: voor dezelfde dag mag geen thuiswerkvergoeding worden betaald als ook een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer wordt verstrekt.

3) 30%-regeling: blijft in 2025 en 2026 onbelast maximaal 30%, maar wordt vanaf 2027 verlaagd naar 27%. Voor wie de regeling al in 2023 gebruikte, geldt een overgangsregeling. Tip: controleer termijnen en geschiktheid tijdig.

4) Toeslagen en doelgroepregelingen: werkgevers missen vaak loonkostenvoordelen (bijv. voor ouderen of arbeidsbeperkten) of vragen deze te laat aan. Koppel HR aan salarisadministratie en vraag doelgroepverklaringen binnen drie maanden na indiensttreding.

Algemene aanbeveling: blijf jaarlijks bijscholen; SD Worx adviseert bijvoorbeeld de eendaagse Basiscursus Fiscaliteit om up-to-date te blijven.