Gerichte vrijstellingen voor werkplek thuis: hoe zit het precies?

In dit artikel:

Voor de werkruimte thuis spelen binnen de werkkostenregeling vooral twee gerichte vrijstellingen: voor arbovoorzieningen en voor noodzakelijke voorzieningen. Daarnaast zijn er aparte regels voor vergoeding van internet/telefoon en een vaste thuiswerkvergoeding. Belangrijkste punten en praktische gevolgen:

Arbovoorzieningen
- Sinds 1 januari 2022 zijn alleen verplichte arbovoorzieningen nog gericht vrijgesteld. Typische voorbeelden: ergonomische bureaustoel, beeldschermbril en voetenbankje bij beeldschermwerk.
- De vrijstelling geldt alleen als aan de geldende voorwaarden is voldaan (onder meer dat het om een door de werkgever verstrekte of vergoede verplichte arbovoorziening gaat en de werknemer daar geen eigen bijdrage voor betaalt).
- Als de werkgever eenzelfde maar duurdere uitvoering vergoedt, is de meerprijs niet vrijgesteld. Die meerprijs geldt als loon van de werknemer en kan alleen onder de vrije ruimte vallen als de werkgever het aanwijst als eindheffingsloon én de gebruikelijkheidstoets is gehaald. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.
- Kiest de werknemer zelf voor een luxere uitvoering en betaalt hij alleen de meerprijs zelf (eigen bijdrage netto), dan blijft de basisvoorziening vrijgesteld.
- Uitruilen van de voorziening met brutoloon maakt de vrijstelling in principe onbruikbaar; uitzondering is de eerder genoemde regeling voor alleen de meerprijs mits correct als eindheffingsloon verwerkt.

Noodzakelijke voorzieningen
- Deze vrijstelling geldt voor middelen die een werknemer daadwerkelijk nodig heeft om zijn dienstbetrekking behoorlijk uit te oefenen (gereedschap, laptop, telefoon, software e.d.). Privévoordeel is toegestaan en wordt niet als loon gerekend.
- Als de voorziening niet meer nodig is en niet teruggegeven of vergoed wordt, moet de restwaarde als loon worden gerekend vanaf dat moment (of als eindheffingsloon onder de vrije ruimte).
- Ook hier geldt: bij keuze voor een duurdere uitvoering blijft de basisvrijstelling van toepassing als de meerprijs netto door de werknemer wordt gedragen; anders geldt de regeling over eindheffing en vrije ruimte.
- Voor bestuurders/commissarissen (opting-in) moet de werkgever aantonen dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke vervulling van de functie.

Internet en telefoon
- Vergoeding voor een internetaansluiting thuis kan onbelast zijn als de werkgever redelijkerwijs oordeelt dat die aansluiting noodzakelijk is voor het werk. Dit valt onder de gerichte vrijstelling en privévoordeel wordt niet als loon gezien.
- Abonnementskosten voor vaste telefoon komen niet in aanmerking voor de gerichte vrijstelling; die kosten vallen onder de vrije ruimte als de werkgever ze aanwijst als eindheffingsloon.
- Abonnementskosten voor mobiele apparaten kunnen wel vrijgesteld zijn, mits ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
- Bij gecombineerde pakketten (internet/telefoon/televisie) moet het deel dat op internet ziet apart worden vastgesteld; alleen dat gedeelte kan onder de gerichte vrijstelling vallen.

Thuiswerkvergoeding
- Vanaf 1 januari 2022 is er een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten; in 2025 is dat maximaal € 2,40 per thuisgewerkte dag. Deze vergoeding is bedoeld voor extra kosten zoals energie, koffie en toiletpapier.
- Bij een deels thuiswerkdag kun je per dag kiezen of je de gerichte vrijstelling toepast voor reiskosten (€ 0,23 per km) of voor de thuiswerkvergoeding (€ 2,40). Als diezelfde dag nog een dienstreis (geen woon-werk) plaatsvindt, mogen zowel de reiskostenvergoeding als de thuiswerkvergoeding worden toegepast.

Praktische waarschuwingen
- Een algemene ongespecificeerde vergoeding (bijvoorbeeld € 500 zonder facturen) kan niet worden getoetst op gerichte vrijstellingen en valt doorgaans onder de vrije ruimte. Dat vergt naleving van de gebruikelijkheidstoets; overschrijding leidt tot 80% eindheffing voor de werkgever.
- Werkgevers moeten bij toepassing van gerichte vrijstellingen kunnen aantonen dat de voorzieningen noodzakelijk of verplichte arbovoorzieningen zijn (bewijs, facturen, beoordeling) en moeten letten op eigen bijdragen, uitruilen met brutoloon en opgave als eindheffingsloon waar relevant.

Wet- en regelgeving en beleidsstandpunten (Handboek Loonheffingen, artikelen Wet LB en uitvoeringsregeling) geven verdere details en voorbeelden voor toepassing en toetsing; bij twijfel verdient documentatie en afstemming met de loonadministratie of belastingadviseur aanbeveling.