Help, mijn collega gaat met pensioen en neemt alle kennis mee

In dit artikel:

In de salarisadministratie dreigt een kenniscrisis: veel ervaren medewerkers naderen de pensioengerechtigde leeftijd terwijl jonge instroom achterblijft. Volgens cijfers uit 2025 is de gemiddelde salarisadministrateur 48 jaar en slechts 11% is jonger dan 35. Daardoor verdwijnt niet alleen personeel, maar ook veel praktijkkennis — hoe moeilijke cases zijn opgelost, welke klanten afwijkende wensen hebben of welke systemen gebruikt worden — kennis die zelden in handleidingen staat.

Salarisadministratie is complex door cao’s, uitzonderingen, mutaties en fiscale deadlines. Die complexiteit leidt ertoe dat veel knowhow stilzwijgend bij één collega zit. Als die persoon uitvalt of vertrekt, ontstaat operationeel risico en stress binnen het team. Veel organisaties stellen inwerken van nieuw personeel uit omdat ze “geen tijd” hebben, maar dat houdt een vicieuze cirkel in stand.

Praktische aanpakken werken beter dan hopen op overdracht: structureel inwerken, job‑shadowing, stapgewijze overdracht en documentatie. Een voorbeeld: een junior meekijken, vervolgens zelf uitvoeren en na enkele maanden controleren en verbeteren — zo ontstaat echte kennisoverdracht. Daarnaast helpen mentorschap, rotatie van taken en duidelijk vastgelegde processen om tacit knowledge te borgen.

De blog is van Eva Boschman, Senior Business Consultant bij Strictly People. Ze nodigt lezers uit hun ervaringen en tips te delen en verwijst naar vacatures en contactmogelijkheden via Strictly People.