Hoe vergroot je de samenwerking tussen HR, de financiële- en salarisadministratie?

In dit artikel:

Wetswijzigingen en aangescherpte handhaving verbinden HR, salaris- en financiële administratie steeds sterker. Daardoor ontstaan complexe, onderling afhankelijke vraagstukken rond schijnzelfstandigheid, de werkkostenregeling (WKR), het uitruilen van arbeidsvoorwaarden en de verklaring Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD). Zonder tijdige afstemming lopen organisaties fiscale risico’s, extra kosten en administratieve fouten.

Beloningsadviseur Casper Mons benadrukt dat intensieve samenwerking nodig is: HR, salaris en financiën hebben elk stukinformatie — bijvoorbeeld over gezag en werkzaamheden, facturatiestromen en contractvoorwaarden — die samen een volledig beeld oplevert. Dat is essentieel om te voorkomen dat zelfstandigen achteraf als werknemers worden aangemerkt en dat achterstallige loonheffingen en correcties nodig zijn. Datzelfde gezamenlijke inzicht is nodig bij uitruilen van arbeidsvoorwaarden: HR bepaalt de invulling, salaris controleert fiscale toelaatbaarheid en financiën boekt de kosten en houdt de beschikbare WKR‑vrije ruimte in de gaten. Zonder gecoördineerde processen kan de vrije ruimte overschreden worden en volgt een eindheffing.

Ook bij UBD‑verplichtingen verdient het proces synchronisatie: de salarisadministratie kan inschatten welke werkzaamheden onder welke fiscale regels vallen, terwijl financiën betalingen registreert en beoordeelt of melding aan de Belastingdienst nodig is. Omdat de fiscus extra scherp kijkt naar constructies met derden, raakt dit onderwerp weer aan het risico van schijnzelfstandigheid.

Mons stelt dat praktischer oplossingen niet ingewikkeld hoeven te zijn. Een gezamenlijke werkkostenbegroting voor het jaar levert snel overzicht: per post vaststellen of iets fiscaal vrijgesteld is, als loon telt of onder de vrije ruimte valt, en periodiek samenmonitoren of overschrijding dreigt. Is er toch een overschrijding, dan kan de financieel manager vooraf besluiten de eindheffing te accepteren en dit in de begroting te verwerken.

Tot slot biedt Mons trainingen met concrete handvatten om processen op elkaar af te stemmen. Salaris Vanmorgen organiseert samen met hem een cursus om samenwerking tussen HR, financiële- en salarisadministratie te versterken; de NIRPA‑commissie EPE beoordeelde die met “Excellent” en de cursus is al volgeboekt.