Intermediaire kosten: wat valt hier wel en niet onder?

In dit artikel:

Intermediaire kosten zijn uitgaven van de werkgever die een werknemer voorschiet en later terugkrijgt. Omdat de kosten bij de werkgever horen, vormt de vergoeding geen loon. De werkgever hoeft deze daarom niet aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling en de vergoeding belast de vrije ruimte niet.

Het gaat bijvoorbeeld om uitgaven voor zaken die eigendom worden van de werkgever, bedrijfsmiddelen die aan de werknemer beschikbaar zijn, kosten die rechtstreeks met de bedrijfsvoering samenhangen en externe representatie namens de werkgever. Kosten die uitsluitend op naam van de werknemer kunnen worden aangevraagd, zijn geen intermediaire kosten. Vergoeding daarvan geldt wel als loon, al kan de werkgever die meestal aanwijzen als eindheffingsloon.

Voor een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) geldt sinds 1 januari 2020 een gerichte vrijstelling als die voor de dienstbetrekking nodig is. Een vergoeding voor een rijbewijs of een tweede paspoort valt daar niet onder en komt ten laste van de vrije ruimte.

Geeft de werkgever een vaste kostenvergoeding waarin intermediaire kosten zijn opgenomen, dan moet hij vooraf kostenonderzoek doen. Zonder dat onderzoek wordt de vergoeding als loon beschouwd. De werkgever kan die vervolgens als eindheffingsloon aanwijzen, waardoor de vergoeding wel de vrije ruimte vermindert.