Je helpt klanten met hun administratie — maar hoe zit het met die van jouzelf?

In dit artikel:

Veel administratiekantoren helpen klanten dagelijks met de boekhouding, maar houden hun eigen uren vaak nog bij in Excel of zelfs helemaal niet. Volgens het stuk leidt dat tot gemiste declaraties, onduidelijkheid over winstgevendheid per klant en verlies van kleine werkzaamheden die samen aan het eind van het jaar flink aantikken. Denk aan korte telefoontjes, mailtjes of snelle correcties die tussendoor gebeuren maar niet worden geregistreerd.

Twee kantoren worden als voorbeeld genoemd. Bosch Boekhouding stapte na een begin met Excel over op digitale urenregistratie via Time On, gekoppeld aan het boekhoudpakket, omdat dubbele invoer en vergeten uren te veel tijd kostten. Bij Persaldi ontstond de noodzaak toen het kantoor groeide en de eerste medewerker kwam: met meerdere mensen werd overzichtelijk en foutloos uren bijhouden ineens belangrijk, terwijl Excel daarvoor te beperkt bleek.

De kern van het betoog is dat urenregistratie vooral onmisbaar wordt bij vaste abonnementen. Dan is inzicht nodig in hoeveel tijd een klant echt kost, anders wordt er op gevoel gewerkt en kan de marge ongemerkt wegzakken. Goede registratie helpt kantoren hun tarieven beter te onderbouwen, klanten eerlijker in te delen, overbelasting van medewerkers te signaleren en winstgevender te sturen. Bovendien kan een kantoor dat dit zelf goed organiseert, klanten ook beter adviseren over hun eigen tijdsregistratie.