Tijdelijk verblijf vergoeden aan werknemers: gerichte vrijstelling?

In dit artikel:

Werkgevers kunnen vergoedingen of verstrekkingen voor tijdelijk verblijf van een werknemer (bij dienstreizen) onder bepaalde voorwaarden gericht vrijstellen van loonheffing. De regeling geldt wanneer sprake is van een tijdelijk verblijf: dat is meestal het geval bij ambulante werknemers die naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reizen, of bij werknemers die doorgaans minimaal één dag per week naar dezelfde werkplek reizen maar dat op maximaal 20 dagen doen (het 20‑dagencriterium). Voor de beoordeling van die 20 dagen geldt een referentieperiode die loopt van de week van de eerste tot de week van de laatste reis; korte onderbrekingen onderbreken die periode niet, langdurige onderbrekingen doen dat wel (er bestaan specifieke regels wanneer een onderbreking als langdurig telt).

Ook kosten of vergoedingen van een reisverzekering die de werkgever afsluit kunnen gericht vrijgesteld zijn, voor zover de polis uitgaven dekt door ziekte, ongeval, verlies of beschadiging tijdens de dienstreis.

De CAO Rijk (paragraven 10.2 en 10.3) geeft vaste regels en bedragen voor verblijfkosten bij binnenlandse en buitenlandse dienstreizen; vergoedingen conform die regels zijn gericht vrijgesteld. Werkgevers buiten de CAO kunnen onder dezelfde voorwaarden dezelfde fiscale behandeling toepassen wanneer de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Als een werkgever meer vergoedt dan de toegestane bedragen, geldt het meerdere als loon; dit loon kan echter, mits voldaan wordt aan de gebruikelijkheidseis, als eindheffingsloon worden aangewezen zodat gebruikgemaakt kan worden van de vrije ruimte. Voor buitenlandse overnachtingen bestaat één uitzondering: als overnachtingskosten niet aantoonbaar zijn, is een maximale ongerichte vergoeding van €11,34 per overnachting (maximaal vier nachten per dienstreis) toegestaan — die vergoeding is niet gericht vrijgesteld, maar kan eventueel als eindheffingsloon worden aangewezen onder de gebruikelijkheidseis.

Praktisch advies: bepaal of een werknemer ambulant is (en controleer de referentieperiode), bewijs overnachtings- en verzekeringskosten, en let op de CAO‑bedragen en de gebruikelijkheidseis om onnodige loonheffing te voorkomen. Bron: Handboek Loonheffingen, par. 22.1.1.