Vaste onkostenvergoeding: verkapt loon?
In dit artikel:
FEI electronics Optics stopte per 1 januari 2024 met een vaste maandelijkse onkostenvergoeding voor zeven medewerkers en voerde een declaratiesysteem (Global Travel & Entertainment Policy) in. De ondernemingsraad had op 24 november 2023 dringend geadviseerd de vergoeding te handhaven, maar de werkgever kondigde op 27 november de wijziging aan. De werknemers — allen in vaste dienst en vallend onder cao Metalelektro — menen dat de vaste nettovergoeding in feite verkapt loon is en dat de wijziging daarom een aanpassing van een arbeidsvoorwaarde is waarvoor niet eenzijdig kan worden opgetreden. Hun gemachtigde vroeg op 14 december schriftelijk voortzetting van de regeling; de werkgever antwoordde op 20 december dat het slechts om een andere wijze van uitvoering ging.
De kantonrechter onderzocht de inhoud en betekenis van de onkostenregeling, zoals genoemd in artikel 2.7 van het personeelshandboek (representatievergoeding). Belangrijk in het oordeel waren feiten en gedragingen: de vaste vergoeding werd sinds indiensttreding structureel en netto uitbetaald, lag structureel ruim boven de daadwerkelijk gemaakte zakelijke kosten, werd bij salarisonderhandelingen als onderdeel van de beloning genoemd, stond onder het kopje “salaris” in arbeidsovereenkomsten, werd doorbetaald tijdens ziekte en vakantie en kwam terug in promotiebrieven. Declaraties voor daadwerkelijke reis- en verblijfskosten bleven daarnaast altijd mogelijk en werden vergoed.
De werkgever verdedigde zich met het argument dat de vergoeding na afstemming met de Belastingdienst als echte onkostenvergoeding was overeengekomen en dat communicatie altijd als zodanig was bedoeld. De rechter paste voor de uitleg van de afspraak de Haviltex‑norm toe: geen louter taalkundige uitleg, maar afweging van de betekenis die partijen in de gegeven omstandigheden aan de bepaling mochten toekennen, inclusief hun gedragingen daarna. Uit die context volgt volgens de rechtbank dat de vergoeding forfaitair en niet gekoppeld aan werkelijke kosten was, en dus kwalificeert als verkapt loon.
Vervolgens beoordeelde de rechtbank of de werkgever op grond van een eenzijdig wijzigingsbeding (en artikel 7:613 BW) de arbeidsvoorwaarde mocht wijzigen. De Hoge Raad‑jurisprudentie vereist een zwaarwegend werkgeversbelang en proportionele belangenafweging; daar volstond het belang van harmonisatie van beleid wereldwijd niet, temeer daar geen compensatie of voorstel tot wijziging met overleg was aangeboden. Ook onder het vereiste van goed werknemerschap (artikel 7:611 BW en relevante Hoge Raad‑arrestpraktijk) kon de werkgever de wijziging niet afdwingen omdat hij geen concreet voorstel deed en geen afbouwregeling bood.
De uitspraak: de vaste maandelijkse onkostenvergoeding moet worden aangemerkt als loon en had per 1 januari 2024 niet mogen stoppen. FEI moet de vergoedingen met terugwerkende kracht uitbetalen vanaf die datum, vermeerderd met wettelijke rente en een wettelijke verhoging van 25% wegens te late betaling. Deze zaak illustreert dat de feitelijke uitvoering en de praktijk rondom een regeling zwaarder kunnen wegen dan de naamgeving ervan en dat eenzijdige beëindiging van ogenschijnlijk secundaire arbeidsvoorwaarden strenge toetsing ondergaat.