Vaste vergoeding met terugwerkende kracht: geen gerichte vrijstelling

In dit artikel:

De Belastingdienst heeft verduidelijkt dat een werkgever een vaste kostenvergoeding niet achteraf met gerichte vrijstelling kan toekennen voor kosten die werknemers al hebben gemaakt. Een vaste vergoeding is alleen onbelast als vóór het maken van de kosten met een kostenonderzoek aannemelijk is gemaakt dat aan de voorwaarden van de vrijstelling wordt voldaan.

In het voorbeeld besluit een werkgever in september 2025 om vanaf 1 april maandelijks € 50 te vergoeden. Het bedrag over april tot en met december wordt in december ineens uitbetaald. Hoewel de werkgever voorafgaand aan die betaling onderzoek doet naar de kosten en de hoogte van de vergoeding aannemelijk wordt geacht, kan de vergoeding over 1 april tot 1 december niet als vaste vergoeding worden behandeld. De kosten waren toen immers al gemaakt.

De werkgever kan in december wel de daadwerkelijk gemaakte kosten over die periode gericht vrijgesteld vergoeden. Daarvoor moet hij aantonen dat de werknemer kosten heeft gemaakt tot het vergoede bedrag. Dat bewijs kan bijvoorbeeld bestaan uit facturen, maar ook andere bewijsmiddelen zijn toegestaan. De beoordeling op declaratiebasis gebeurt per kalenderjaar. Kosten uit een vorig jaar kunnen alleen worden vergoed als de werknemer in dat jaar al onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had.

Een vaste vergoeding moet dus betrekking hebben op toekomstige kosten. Wettelijke uitzonderingen zijn de vaste reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding.