Veel meer betaald dan in arbeidscontract staat - werknemer hoeft niet terug te betalen

In dit artikel:

Een schoonmaakbedrijf voor zorginstellingen vorderde van een voormalige Operationeel Manager terugbetaling van in totaal €221.243,01 wegens vermeende onverschuldigde betalingen over de periode 1 januari 2022 tot 1 november 2024. De kantonrechter wees de vordering af.

Achtergrond: de werknemer werkte al sinds 1997 bij Facilicom en was via een inhuringsconstructie vanaf 2008 als manager werkzaam bij de huidige werkgever; formeel trad zij per 1 september 2021 in dienst. Hoffmann Bedrijfsrecherche onderzocht van september tot november 2024 de salarisbetalingen en concludeerde dat de werknemer in meerdere posten meer had ontvangen dan volgens de schriftelijke arbeidsovereenkomst zou volgen. De werkgever claimde terugbetaling van te veel uitgekeerd loon, variabele beloning (bonussen), pensioenbijdrage, onkostenvergoedingen, leasekosten, overuren en uitbetaling van bovenwettelijke verlofuren.

Belangrijkste overwegingen van de rechter
- Schriftelijke afspraken wegen normaal zwaar, maar kunnen worden weerlegd door voldoende bewijs van nadere of afwijkende afspraken. De kantonrechter vond dat de werknemer in dit dossier voldoende bewijs leverde dat aanvullende afspraken zijn gemaakt of dat de hogere bedragen door functionarissen van de werkgever zijn goedgekeurd.
- De salarisadministratie had de hogere bedragen feitelijk ook betaald en verklaarde dat zij bedragen (zoals bruto uurloon en pensioenbijdrage) heeft overgenomen uit de laatste loonstrook van Facilicom. Ook zijn mails van HR, verklaringen van de leidinggevende en van de salarisadministrateur en stukken van een externe berekening (AON) overgelegd.
- De werkgever slaagde er niet in aannemelijk te maken dat de werknemer moedwillig een situatie had gecreëerd om structureel meer betaald te krijgen, noch dat personen die de betalingen goedkeurden daartoe geen bevoegdheid hadden.

Toelichting per betaalpost
- Loon: loonstroken tonen een bruto uurloon van €44,18 vanaf 1-2022 versus €34,76 in de arbeidsovereenkomst. De werknemer toonde aan dat Facilicom via een externe berekening de salarisvoorwaarden had geconverteerd en dat deze berekening door haar leidinggevende en directie was goedgekeurd.
- Variabele beloning: de werkgever stelde recht op een vaste bonusbedrag uit de overeenkomst; de werknemer toonde aan dat uitkeringen door de directie waren geaccordeerd. De directeur bevestigde (tegen Hoffmann) dat hij bonussen had ondertekend, inclusief een uitbetaling van €5.700 in 2023.
- Pensioenbijdrage: in de praktijk werd €1.589 per vier weken betaald in plaats van het contractuele €607; e-mails van HR van Facilicom en de salarisadministrateur ondersteunen dat dit bedrag was overeengekomen en door de leidinggevende acceptabel gevonden.
- Onkostenvergoeding en leaseauto: correspondentie en verklaringen laten zien dat hogere onkostenvergoedingen en een leasebedrag van circa €1.400 (in plaats van maximaal €950) met instemming van leidinggevenden en in elk geval door directiefunctionarissen zijn gedekt; een e-mail van de Algemeen Directeur bevestigde bovendien toestemming tot eind 2024.
- Overuren: hoewel de werkgever stelde dat slechts 10% zonder toestemming vergoed mocht worden, toonde de werknemer aan dat overuren door de werkgever werden uitbetaald en dat goedkeuringen plaatsvonden.
- Bovenwettelijke verlofuren: de werkgever vermoedde dat de werknemer in 2024 702,56 uren en in 2023 270 uren ten onrechte liet uitbetalen. De werknemer legde uit dat het systeem deze uren toekent en verwees naar de cao die uitbetaling mogelijk maakt. Hoffmann vond 270 extra uren opvallend, maar de werkgever had niet navraag gedaan bij de (externe) boekhouding en gaf nauwelijks weerwoord op de stelling dat toestemming niet vereist was. De rechter achtte niet bewezen dat de werknemer deze uren zelf had toegekend.

Conclusie
De rechter concludeerde dat onvoldoende is komen vast te staan dat betalingen onverschuldigd waren of dat de werknemer nalatig of frauduleus handelde. Omdat de werknemer aannemelijk had gemaakt dat afwijkende afspraken bestonden of dat hogere bedragen door bevoegde personen waren goedgekeurd, werd de vordering van €221.243,01 door de kantonrechter afgewezen.