Verblijfkosten vergoeden voor werknemers: in gelijke omstandigheden als ambtenaren

In dit artikel:

De kennisgroep van de Belastingdienst maakte op 5 februari 2026 bekend dat werkgevers die niet onder de cao Rijk vallen, de daar geldende verblijfkostenvergoedingen kunnen toepassen voor hun eigen personeel, mits die werknemers “vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden” verkeren als ambtenaren op dienstreis. Het gaat om vergoedingen voor ontbijt, lunch, diner, overnachting en kleine onkosten onderweg die binnen bepaalde maximumbedragen onbelast zijn.

Belangrijk is dat sprake moet zijn van een dienstreis (werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie) en dat de werkomstandigheden vergelijkbaar zijn: een normale achturige werkdag, mogelijk avondvermaak, veelal kantoorwerk en gebruik van openbaar vervoer. Praktische voorbeelden tonen de grens aan: een bouwvakker die wekenlang op een bouwplaats werkt en op locatie luncht, of personeel op een boorplatform met lange dagen en geen avondactiviteiten, worden niet als vergelijkbaar gezien.

Werkgevers moeten kunnen aantonen dat vergoedingen niet hoger zijn dan de werkelijk gemaakte kosten; vaste vergoedingen mogen, maar alleen als aannemelijk is dat ze niet te hoog uitvallen. Gebruik van de Rijksoverheid-regeling kan administratief werk schelen en discussie met de Belastingdienst voorkomen, maar het is niet verplicht om de regeling één-op-één over te nemen — lagere vergoedingen of strengere voorwaarden zijn toegestaan. Een zorgvuldige beoordeling van de eigen situatie voorkomt later geschillen met de Belastingdienst. (Bron: AWVN)