"Vijftienhonderd loonstroken is niet langer houdbaar"

In dit artikel:

Accountantskantoren die hun HR- en salarisprocessen niet vergaand automatiseren, verliezen volgens HR- en salarissoftwareleverancier Incomme structureel rendement. Automatisering vermindert administratief werk, verkleint de foutgevoeligheid en maakt ruimte voor klantadvies, groei en meer werkplezier.

Incomme, dat vanuit Waalwijk en Oost-Souburg met ongeveer dertig medewerkers opereert, ondersteunt accountantskantoren met software, consultancy en support voor de volledige employee journey. Volgens eigenaar Koert van Loon verschuift payroll steeds verder van finance naar HR en is een traditionele, handmatige werkwijze niet langer houdbaar. Kleinere kantoren lopen bovendien risico doordat de salarisverwerking vaak bij één medewerker ligt. Bij ziekte of vertrek kunnen continuïteit en kwaliteit daardoor direct onder druk komen te staan. Grotere kantoren hebben vooral behoefte aan efficiëntere processen en betere aansluiting tussen systemen.

Met de aanpak ‘Double Your Business in One Week’ analyseert Incomme onder meer de kwaliteit van de salarisadministratie, workflows, controles en kansen voor aanvullende dienstverlening. Het bedrijf pleit voor end-to-end digitalisering: bij onboarding kunnen medewerkers bijvoorbeeld zelf gegevens aanleveren en contracten digitaal ondertekenen, waarna zij automatisch aan de payroll worden toegevoegd. Implementatie en training moeten weerstand tegen de nieuwe werkwijze beperken.

De automatisering verandert ook de rol van salarisadministrateurs. Incomme verwacht dat AI binnen vijf jaar een veel grotere plaats inneemt en de traditionele functie grotendeels verdwijnt. Daartegenover staan volgens mede-eigenaar Jan Willem Poortvliet meer mogelijkheden voor medewerkers die zich willen richten op klantcontact en advies.

Incomme ontwikkelt samen met de TU nieuwe AI-toepassingen. Een agent controleert arbeidscontracten en verwijst complexe afwijkingen door naar een arbeidsjurist. Daarnaast toetst de controletool APPK automatisch de kwaliteit van administraties en signaleert zij fouten in data en inrichting. De combinatie van technologie en vakkennis moet accountantskantoren schaalbaarder, kwalitatief sterker en winstgevender maken.