Vrije ruimte WKR 2026: zo benut je de ruimte nog vóór 31 december

In dit artikel:

Werkgevers moeten hun resterende vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) vóór 31 december benutten; ongebruikte ruimte vervalt aan het einde van het jaar. De vrije ruimte is het bedrag dat zij onbelast aan werknemers mogen geven, bijvoorbeeld in de vorm van een kerstpakket, cadeaubon, sportabonnement, fiets of bonus.

Voor 2026 bedraagt de ruimte 2,00% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 en 1,18% over het meerdere. Daarbij moet worden uitgegaan van de verwachte loonsom over het hele jaar, inclusief de lonen die in november en december nog worden uitbetaald. Bij een loonsom van €350.000 is de vrije ruimte €7.000. Bij €500.000 komt die uit op €9.180: €8.000 over de eerste €400.000 en €1.180 over de resterende €100.000.

Vervolgens moeten werkgevers alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen optellen die dit jaar al als eindheffingsloon in de vrije ruimte zijn aangewezen. Kosten die onder een gerichte vrijstelling vallen, gaan niet van de vrije ruimte af. Het is daarom verstandig eerst te controleren of bepaalde vergoedingen vrijgesteld zijn. Zo is de onbelaste kilometervergoeding in mei 2026 verhoogd van €0,23 naar €0,25 per kilometer. Die verhoging kan met terugwerkende kracht worden toegepast, zolang de vergoeding binnen de norm blijft.

Na deze controle is duidelijk hoeveel ruimte nog beschikbaar is. Die kan worden gebruikt voor geld, een cadeau of het uitlenen van iets. Een werkgever met €1.800 resterende ruimte en acht werknemers zou bijvoorbeeld iedereen een kerstpakket of cadeaubon van €225 kunnen geven.

Een vergoeding moet vóór het moment van verstrekken als eindheffingsloon worden aangewezen. Dat kan bijvoorbeeld via een e-mail, het personeelshandboek of een cao. Als de aanwijzing ontbreekt, beschouwt de Belastingdienst de vergoeding als regulier loon en is alsnog loonbelasting verschuldigd; achteraf herstellen is niet mogelijk.

De gebruikelijkheidstoets stelt bovendien grenzen aan de omvang. De vergoeding of verstrekking mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Bedragen tot in totaal €2.400 per persoon per jaar worden doorgaans als gebruikelijk gezien, maar werkgevers moeten zelf beoordelen of dat redelijk is. Voor stagiairs en werknemers die minder dan het minimumloon verdienen, geldt deze €2.400-grens niet als vanzelfsprekend.

Wie de vrije ruimte overschrijdt, mag dat doen, maar betaalt als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Een overschrijding van €1.000 kost dus €800. Deze heffing wordt uiterlijk aangegeven bij de loonheffingen over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Op 1 januari 2027 ontstaat nieuwe vrije ruimte. Werkgevers doen er goed aan vanaf het begin van het jaar de uitgaven bij te houden. Ook moeten zij een kabinetsvoorstel volgen waardoor personeelskorting op eigen producten vanaf 2027 mogelijk alleen nog via de vrije ruimte belastingvrij kan worden gegeven; het voorstel moet nog door beide Kamers worden goedgekeurd.