Wat te doen bij overlijden van een werknemer?

In dit artikel:

Bij het overlijden van een werknemer rust op de werkgever — en vaak concreet op de salarisadministratie — zowel een juridische als een communicatieve verantwoordelijkheid: de arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege op de overlijdensdatum (art. 7:674 BW) en die datum geldt als laatste dag van het dienstverband. Direct daarna moeten werkgevers een correcte eindafrekening maken; deze valt fiscaal onder loon uit tegenwoordige dienstbetrekking tot de overlijdensdatum. Over uitbetaalde vakantiedagen moet ook vakantiebijslag worden betaald.

Naast de reguliere eindafrekening is de werkgever verplicht een wettelijke overlijdensuitkering aan de nabestaanden te geven. Standaard bedraagt die uitkering het loon over één maand na de dag van overlijden, tenzij een cao of arbeidsovereenkomst een ruimere regeling voorschrijft. In de wettelijke berekening worden vaste looncomponenten meegenomen; variabele onderdelen tellen alleen mee wanneer zij structureel zijn. De wet volgt een vaste volgorde van gerechtigden; als niemand volgens die volgorde aanspraak kan maken, vervalt de betalingsverplichting. Fiscaal is de overlijdensuitkering vrijgesteld tot maximaal drie maandsalarissen en er zijn geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd.

Sommige cao’s of arbeidsvoorwaarden bepalen dat loon wordt doorbetaald tot het einde van de maand van overlijden (zogeheten postuum loon). Voor de loonheffing is het moment van verwerking bepalend: wordt het postuum loon nog meegenomen in de laatste aangifte van de overleden werknemer, dan kan de «witte tabel» van toepassing zijn en blijft de administratieve ontvanger de werknemer; wordt het later in een volgende aangifte direct aan erfgenamen toegekend, dan is gebruik van de «groene tabel» gebruikelijk. Controleer altijd hoe het salarissysteem deze verwerking aanstuurt, zodat fiscale en administratieve verwerking overeenkomen met de feitelijke uitbetaling.

Communicatie richting nabestaanden vereist tact: het is mogelijk correspondentie naar erfgenamen te richten (bijvoorbeeld onder vermelding van de erven), maar fiscale en loonaangiftegegevens moeten op naam van de overleden werknemer blijven. Verder verdienen zaken als pensioenrechten, verzekeringen, afgesloten cao-afspraken en terugvordering van bedrijfsmiddelen aandacht; zorgvuldige vastlegging en afstemming voorkomt later herstelwerk en extra emotionele belasting.

Kortom: bij een overlijden is juridische precisie even belangrijk als menselijke zorgvuldigheid. Bij complexe gevallen — afwijkende cao-afspraken, onduidelijkheid over gerechtigden of fiscale verwerking — is het verstandig deskundig advies in te winnen. Vragen kunnen worden voorgelegd via info@incomme.nl of telefonisch via 0416 22 15 00.