Werkkleding ter beschikking stellen aan werknemer: wanneer onbelast?

In dit artikel:

Werkgever betaalt of verstrekt kleding: meestal loon
Als een werkgever kleding vergoedt of aan een werknemer verstrekt, geldt dat in principe als loon. Ook vergoedingen voor het reinigen van zulke kleding worden gezien als loon. De werkgever kan dit onderbrengen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de loonheffing, mits de gebruikelijkheidstoets wordt doorstaan; overschrijding van die vrije ruimte leidt tot 80% eindheffing voor de werkgever.

Ter beschikking stellen en nihilwaardering
Laat de werkgever de kleding slechts ter beschikking en blijft deze zijn eigendom, dan kan de kleding voor de werknemer op nihil worden gewaardeerd — mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan. De Belastingdienst beoordeelt per situatie of zo’n terbeschikkingstelling redelijk is; feiten en omstandigheden wegen mee. Voldoet de kleding niet aan de voorwaarden, dan is het alsnog loon en gelden weer de regels rond eindheffingsloon en vrije ruimte.

Wanneer is iets werkkleding?
Kleding (inclusief schoenen) kwalificeert als werkkleding als het aan één van meerdere criteria voldoet, bijvoorbeeld:
- het is een herkenbaar uniform of overall dat buiten het werk een associatie met het bedrijf/beroep oproept (politie, brandweer, piloten, stewards, e.d.);
- het is specifiek bestemd op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (bv. veiligheidsschoenen);
- het kledingstuk maakt deel uit van een uniform, ook als het stuk op zichzelf niet herkenbaar is.

Praktische details: logo’s worden gemeten binnen een denkbeeldige rechthoek rond de uiterste punten; een uniform kan uit meerdere stukken bestaan en elk onderdeel kan werkkleding zijn. Werkgever en Belastingdienst kunnen overleggen om te bepalen of kleding als uniform kwalificeert.

Reinigingskosten en intermediaire kosten
Als ter beschikking gestelde kleding rechtmatig nihil wordt gewaardeerd, mogen reinigingskosten onbelast worden vergoed. Die vergoeding geldt dan niet als loon maar als intermediaire kosten.

Kort uitgewerkte voorbeelden
- Sportkleding met een logo van 50 cm² en die geen herkenbare bedrijfsaanduiding oproept: geen werkkleding, dus niet onbelast ter beschikking te stellen.
- Een vergoeding van €50 voor een nette broek die de werknemer koopt: dit is loon, omdat de werknemer eigenaar wordt.
- Kleding in een modewinkel die verplicht op de werkplek wordt gedragen en daar blijft hangen: valt onder nihilwaardering en is dus niet belast voor de werknemer.

Advies voor werkgevers
Controleer of kleding als bedrijfseigendommen wordt verstrekt en blijft op de werkplek, documenteer verplichtingen in de arbeidsovereenkomst, let op herkenbaarheid/ logo‑grootte en overleg met de Belastingdienst als onduidelijkheid bestaat. Zo voorkom je onverwachte loonheffingsconsequenties.